Длительность курса: 32 академ. часов

Длительность урока: 2-4 академ.часа 
(по договоренности)

Практика: 80%

Форма обучения: индивидуально или в мини-группе

Формат обучения: очно или дистанционно

Место проведения очных занятий: 
г. Алматы, ул. Ауэзова 136

Тренер: преподаватель-практик с опытом работы и преподавания более 15 лет

Записаться на курсы: подать заявку

Наши контакты: узнать подробнее

График занятий: 4 раза в неделю 
(понедельник, вторник, четверг, пятница) или по договоренности

Стоимоcть курса: уточняйте

Акции и скидки: узнать подробнее

Раздаточный материал: каждому слушателю

Контроль над результатами: Тестирование

В зависимости от результатов тестирования слушатели получают: 
Сертификат, подтверждающий глубину полученных знаний
или Справку о прохождении обучения

Сопровождение: Консультации выпускникам в течение 6 мес. после окончания БЕСПЛАТНО

Чтобы получить больше информации запишитесь на бесплатный МАСТЕР-КЛАСС

УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА

1. Секретарское дело – 8 академ.часов 

1. Суть и содержание профессии секретаря-референта.
1) Роль секретаря-референта в структуре управления.
2) Основные функции, задачи и обязанности секретаря-референта.
3) Требования к профессиональным знаниям и навыкам, деловым и личностным качествам секретаря-референта.

2.  Организация работы секретаря.
1) Организация рабочего места секретаря.
2) Особенности работы секретаря.
а) Планирование рабочего времени секретаря.
б) Работа секретаря с информацией.
в) Прием и передача дел.
г) Получение, отправка и регистрация служебной переписки.

3. Работа секретаря с телефоном, факсом, мини-АТС и офисной оргтехникой.
1) Средства административно-управленческой связи.
а) Работа секретаря с телефоном. Распределение звонков.
б) Правила пользования мобильным телефоном.
в) Правила пользования автоответчиком.
г) Психологические особенности телефонного разговора. 
д) Телефонный этикет.
е) Правила пользования факсом и мини-АТС.
ж) Порядок приема, передачи и учета факсов и телефонограмм.
з) Порядок приема, обработки и отправки электронных сообщений.
и) Электронный этикет.
2) Средства тиражирования документов.
а) Пользование офисной оргтехникой (принтером, сканером, ксероксом).

4. Взаимоотношения секретаря с руководителем и сотрудниками.
1) Психологические аспекты профессии секретаря.
2) Невербальное общение. Правила взаимоотношений.
3) Общение, как обмен информацией и общение, как взаимодействие.

5. Профессиональная этика секретаря.
1) Понятие этики, управленческая этика, субординация.
2) Этика руководителя, подчиненного, корпоративная этика.
3) Культура речи, приветствие, представление, психология делового разговора.

6. Конфликты и работа с ними.
1) Действия секретаря в конфликтных ситуациях, профилактика конфликтов.
2) Основы конструктивного общения. 
3) Способы преодоления стресса.

7. Организация деятельности руководителя.
1) Планирование рабочего дня руководителя.
2) Подготовка выступлений руководителя.
3) Подготовка служебных командировок и деловых поездок руководителя.
4) Бронирование мест в гостиницах. Визовая поддержка. Заказ билетов. Трансферы.

8. Подготовка деловых мероприятий

1) Встреча и организация приема посетителей.
- Прием сотрудников по текущим и личным вопросам.
- Прием посетителей других организаций. Чай-кофе для посетителей. 
- Прием не запланированных посетителей.
- Прием делегаций и командированных работников.
- Памятка секретарю по приему посетителей.
2) Организация, проведение и обслуживание деловых совещаний.
а) Классификация деловых совещаний.
б) Подготовка и обслуживание совещаний.
- Цель проведения совещания. Состав участников.
- Время, место проведения совещания. Повестка дня. 
- Подготовка материалов для рассмотрения на совещании.
- Определение затрат на проведение совещания. Подготовка помещения.
- Организация рабочей группы для проведения совещания.
- Проведение организационных мероприятий.
- Оповещение, встреча и регистрация участников совещания.
- Документирование совещания.
3) Подготовка и проведение деловых переговоров.
- Определение цели переговоров.
- Определение времени встречи, подготовка места переговоров.
- Формирование состава делегации. Встреча прибывшей на переговоры делегации.
- Визит вежливости. Обслуживание переговоров. Этапы проведения переговоров.

9. Деловой этикет секретаря

1) Общие правила делового этикета.
2) Речевой этикет. Этикетные правила приема посетителей.
3) Подарки в деловых отношениях. 
4) Подготовка сувениров и памятных подарков. 
5) Подарочный этикет.
6) Приветствие. Прощание. Представление. Визитная карточка.

10. Деловой имидж секретаря

1) Одежда. Обувь. Костюм в различных ситуациях.
2) Прическа. Парфюмерия. Аксессуары. Очки.
3) Деловой набор. Деловые качества.

2. Делопроизводство – 16 академ.часа 

1. Нормативная база делопроизводства.  

2. Общие требования к подготовке и оформлению документов.  

3. Организация работы с документами. 

1) Документооборот предприятия:
а) Централизованная и децентрализованная организация документооборота. 
б) Выбор оптимальной формы организации работы с документами.
в) Организация электронного документооборота.
2) Нормативно-методические документы.
3) Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
4) Порядок регистрации документов. Формы регистрации.
5) Организация контроля исполнения документов. Сроки исполнения документов.
6) Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и коммерческую тайну.

4. Требования к оформлению документов в соответствии с действующими стандартами. 
1) Бланки. Виды бланков. Оформление бланков.
2) Реквизиты документов,  порядок их размещения и оформления.

5. Организация оперативного хранения документов:
1) Номенклатура дел
а) Виды номенклатур.
б) Порядок составления, согласования и утвреждения номенклатуры дел.
2) Формирование и оформление дел для передачи в архив организации.
3) Составление описей дел структурных подразделений организации.
4) Контроль наличия, движения и состояния дел (документов) находящихся на текущем хранении.
5) Выдача дел (документов) находящихся на текущем хранении во временное пользование.
6) Порядок проведения экспертизы научной и практической ценности документов.

6.  Служебные письма. 
1) Виды и классификация служебных писем. 
2) Требования к составлению и оформлению служебных писем.

7. Информационно-справочные документы. 
1) Справки.
а) Виды справок.
б) Требования к составлению, оформлению и учету справок.
2) Акты.
а) Виды актов.
б) Требования к составлению и оформлению актов.
3) Протоколы.
а) Виды протоколов. Различия между полным и кратким протоколом.
б) Требования к составлению и оформлению протокола и выписки из протокола.

8. Приказы.
1) Виды приказов. Классификация приказов.
2) Требования к составлению, оформлению, учету и хранению приказов.
3) Выписка из приказа - правила составления и оформления.

9. Тестирование.

3-ой модуль - "Архивирование" - 8 академ.часов

1. Роль архива в деятельности организации.
1) Ключевые задачи архива.
2) Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности.
4) Общие проблемы архивного хранения и способы их разрешения.
5) Совершенствование работы оперативных бумажных архивов.

2. Нормативно-правовая база в сфере архивного дела.
1) Внутренняя нормативная база архива.
2) Законы, Гос.стандарты, Правила, Перечни с указанием сроков хранения РК по текущему и архивному хранению документов:
- СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях;
- Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций Республики Казахстан, с указанием сроков хранения.

3. Организация работы с документами
1) Основные группы документов.
2) Классификация документов.
3) Этапы и порядок обработки каждой группы документов.
4) Учет документов. Требования к оформлению журналов учета.

4. Общие требования к подготовке и оформлению документов.
1) Виды бланков и требования к их оформлению.
2) Реквизиты документов, требования к оформлению реквизитов:
 - резолюция руководителя, визы согласования, грифы утверждения и согласования;
 - Проставление и оформление на документе необходимых отметок: об исполнении, об исполнителе, о контроле, о согласовании, об ознакомлении, о направлении в дело.

5. Составление Номенклатуры дел.
1) Основные нормативные и методические документы о разработке номенклатуры дел.
2) Типы и виды номенклатур дел.
3) Перечни документов с указанием сроков хранения.
4) Понятие, назначение и порядок разработки номенклатуры дел.
5) Составление, оформление и ведение номенклатуры дел: структурных подразделений и сводной номенклатуры дел.
6)  Форма номенклатуры дел (предприятия и структурного подразделения).
7)  Основные правила формирования номенклатуры дел.
8)  Порядок утверждения и введение в действие номенклатуры дел.

6. Подготовка документов и дел к передаче в архив организации
1)  Дело, как упорядоченная совокупность документов определенного вида.
2)  Правила формирования документов в дела (систематизация документов дела).
3)  Требования к оформлению дел для передачи их в архив организации.
   -  Нумерация листов дела.
   -  Составление и оформление внутренней описи документов дела.
   -  Составление заверительной надписи.
   -  Переплет (подшивка) дел.
   -  Оформление обложек дел постоянного и временного хранения.
4)  Правила оперативного хранения документов.

7. Организация оперативного хранения документов
1) Общие вопросы организации работы с делами.
2) Места и средства текущего хранения дел, их краткая характеристика. 
3) Особенности организации текущего хранения и учета электронных дел (документов).
4) Правила оперативного хранения дел.
5) Порядок обращения с делами в процессе хранения в структурном подразделении.
6) Выдача дел (документов), состоящих на текущем учете, во временное пользование.
7) Контроль наличия, движения и состояния дел (документов), состоящих на текущем хранении.

8. Архивная служба в организации
1)  Общие вопросы организации подготовки дел (документов) к передаче в архив предприятия.
2) Порядок передачи дел на хранение в архив предприятия и (или) на государственное хранение.
3)  Сроки хранения документов предприятия.

9. Экспертиза ценности и оценка значимости документов
1)  Сроки хранения документов.
2)  Понятие, методика и порядок проведения экспертизы ценности документов.
3)  Оформление результатов экспертизы.
4)  Организация работы экспертной комиссии (ЭК) по рассмотрению итогов отбора дел к архивному хранению.
5)  Перечни документов с указанием сроков хранения.
6)  Документирование результатов экспертизы ценности.
7) Особенности экспертизы ценности и передачи в архив предприятия электронных документов (баз данных).
8)  Оформление дел для постоянного и длительного хранения.
9)  Составление и оформление описей дел: постоянного хранения и по личному составу.

10. Организация оперативного хранения документов организации и обеспечение сохранности документов
1)  Общие вопросы организации работы с делами.
2)  Места и средства текущего хранения дел, их краткая характеристика. 
3) Требования к обеспечению сохранности документов организаций.
4)  Особенности организации текущего хранения и учета электронных дел (документов).
5)  Правила оперативного хранения дел.
6)  Порядок обращения с делами в процессе хранения.
7)  Выдача дел (документов), состоящих на текущем учете, во временное пользование.
9)  Контроль наличия, движения и состояния дел (документов), состоящих на текущем хранении.

11. Организация работы с делами, состоящими на временном хранении в архиве организации
1)  Общие вопросы организации работы с делами, состоящими на временном хранении в архиве организации.
2)  Эксплуатационные характеристики и оборудование хранилищ архива организации.
  -  Основные требования к хранилищам, техническое оснащение архивохранилища.
  -  Организация хранения и обеспечение сохранности дел в архиве.
  -  Создание оптимальных условий хранения документов.
3)  Комплексная характеристика режимов временного хранения дел.
4)  Порядок выдачи дел во временное пользование.
5)  Требования к ведению, учету и хранению дел.
6)  Проведение проверок наличия и состояния дел.
7)  Подготовка дел к передаче на постоянное хранение.
8)  Оформление документов и дел к уничтожению: составление описей дел и актов на уничтожение документов.
9)  Прием-передача дел при смене заведующего архивом организации.
10) Исполнение запросов о подтверждении фактов работы, трудового стажа, заработной платы. Архивные справки. Архивные выписки.

12. Фондирование документов
1)  Определение фондовой принадлежности документов.
2)  Формирование фонда.
3)  Определение хронологических границ документов фонда организации и крайних дат документов фонда.
4)  Систематизации дел в пределах фонда организации.

13. Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации
1)  Учетные документы архива. Составление и ведение учетной документации.
2)  Научно-справочный аппарат к документам архива.

14. Организация повседневной деятельности архива предприятия
1)  Общие вопросы организации повседневной деятельности архива предприятия.
2)  Место архива в организационной структуре предприятия и ее особенности.
3)  Управление повседневной деятельностью архива предприятия.
4)  Планирование работы архива предприятия. Разработка проекта плана архива.
5)  Прием-передача дел (документов) архива предприятия
6)  Основные направления повседневной деятельности архива предприятия.

15. Тестирование