Образование
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 60 до 150 тысяч тенге. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 90 тысяч тенге.
Карьерный рост секретаря
Секретарь-reception (приемной) – это первая ступенька карьеры. Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны, это:
- организация приема посетителей (включая предложения чая или кофе),
- ответы на телефонные звонки и их распределение,
- отправка и получение корреспонденции,
- ведение документации и печатание документов (при необходимости).
Степень самостоятельности не велика. В работнике, занимающем должность секретаря приемной, ценится, прежде всего, умение точно следовать инструкциям и указаниям руководителя. Знания языка, как правило, не обязательно. Если же компания работает с иностранными партнерами, основным требованием к квалификации является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.
Секретарь-офиса (руководителя) – это вторая ступенька карьерысекретаря, она предполагает несколько большую самостоятельность, чем секретарь приемной, в круг его обязанностей входит:
- организация приема посетителей (включая предложения чая или кофе),
- ответы на телефонные звонки и их распределение,
- отправка и получение корреспонденции,
- ведение документации и печатание документов (при необходимости).
- ведение делопроизводства и баз данных,
- обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями руководителя и сотрудников,
- осуществление подготовки документов, печать и тиражирование материалов,
он должен знать:
- основы делопроизводства,
- деловой этикет,
- быть уверенным пользователем ПК.
Секретарь-офиса – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки (на русском, казахском и иностранном языках), переадресовывает их в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей. Помимо вышеперечисленных функций он принимает и анализирует входящую корреспонденцию, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов на компьютере, ведет документацию, является координатором организационной работы приемной.
Секретарь-референт - это третья ступенька карьеры секретаря, помимо обязанностей секретаря руководителя, несет значительно большую ответственность в работе и принятии решений.
В круг его обязанностей входит:
- ответы на телефонные звонки и их распределение,
- отправка и получение корреспонденции,
- ведение документации и печатание документов (при необходимости).
- ведение делопроизводства и баз данных,
- обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями руководителя и сотрудников,
- осуществление подготовки документов, печать и тиражирование материалов.
Он должен знать:
- секретарское дело, общее, кадровое и архивное делопроизводство,
- деловой этикет,
- быть уверенным, профессиональным пользователем ПК.
Он должен уметь:
- готовить информационные материалы для руководителя и контролировать исполнение его указаний и документов;
- организовывать прием посетителей, встречи и различные деловые мероприятия (собеседования, протокольные мероприятия, совещания, переговоры, презентации, приемы);
- участвовать в планировании рабочего дня руководителя (следит за тем, чтобы рабочий график соблюдался) и выработке решений по вопросам организационного и информационного обеспечения деятельности предприятия;
- хорошо знать систему документационного обеспечения управления, структуру и функции организации и ее руководящий состав.
Он отвечает:
- за подготовку и оформление документов за подписью руководителя организации;
- за ведение делопроизводства в организации в целом (эта обязанность на него может быть возложена приказом руководителя, если в организации нет службы ДОУ);
- обеспечение руководителя необходимой информацией в виде отчетов, обзоров и справок, готовит доклады, организует совещания и переговоры, ведет и оформляет протоколы совещаний, участвует в переговорах.
Секретарь-референт – это основной помощник руководителя, и от его квалификации и опытности зависит многое в компании. Достойное знание секретарского дела важно для профессионализма секретаря и повышения его по карьерной лестнице. Но секретарем не рождаются, а становятся, мы подготовим для вас (работодатели) обученных, грамотных помощников, владеющих всеми современными знаниями и технологиями в бизнесе.
Руководители разного уровня, от заместителей директора или начальника отдела небольшой компании до первых персон государства – президента, премьер-министра — предпочитают иметь надежных помощников – секретарей. Толковый секретарь, которому можно доверить не только приготовление кофе или бутербродов, — это настоящая находка.
Работа руководителя предполагает широкий документооборот: акты, приказы, распоряжения, решения, письма, протоколы и т.д. И каждый документ имеет свои функции, требования к оформлению, ГОСТы, юридическое значение. Правильность и грамотность составления, а также соответствие документа его целям и задачам, — это основные моменты делопроизводства, и каждый секретарь должен четко определять и уметь использовать в своей работе весь потенциал делопроизводства.
Профессиональный Секретарь-референ должен владеть слепым методом печати, печатать с высокой скоростью около 250-300 знаков в минуту, знать правила оформления различных машинописных работ (титульного листа, оглавления, сносок, приложений, таблиц, библиографи, примечаний, нумерации страниц, правила правописания).
Современный Секретарь-референ должен профессионально владеть офисными, а порой и графическими программами. Эффективный секретарь обязан не только уметь печатать и знать делопроизводство, но и знать деловую этику и психологию взаимоотношений c работниками компании, поставщиками, клиентами, партнерами, правила делового этикета, психологию, искусство самопрезентации и мн. др. Обучение на курсах Секретарей дают слушателям навыки по важным моментам взаимоотношений, правилам поведения в бизнесе и в коллективе, ведению переговоров по телефону и вживую и т.д.
Секретарь-референт должен умело балансировать между начальником и подчиненными сохраняя при этом хорошие отношения со всеми. Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа, а плохой уменьшает его на половину. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж и успешная деятельность организации.
Офис-менеджер (администратор офиса) - эта должность существует почти в каждой компании. В наши дни офис-менеджер является не просто лицом компании и в обязанности этого работника входит быть привлекательным, приветливым, располагающим и симпатичным. Однако больше всего руководитель предприятия желает видеть у себя в качестве помощника квалифицированного работника, который станет реальным и эффективным специалистом, который готов помочь ему во всех делах. Хорошей офис-менеджер характеризуется в качестве «правой руки», без которой нельзя обойтись. Офис-менеджер помогает руководителю в решение многих производственных вопросов. Он должен обеспечивать административную и управленческую поддержку главе компании.
Описание профессии офис-менеджер
Офис-менеджер – это связующее звено между руководителем с другими работниками компании. Секретарь-делопроизводитель занимается рядом функций: составление и оформление документов, например, приказы, распоряжения, договоры, переписка и др. Он также занимается организационными вопросами и обеспечивает деловую обстановку в организации.
Офис-менеджер ведет делопроизводство и кадровый учет компании, первый принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки. Сотрудник также формирует план рабочего распорядка руководителя. Он должен создать для него удобную обстановку для работы, организует совещания и приёмы.
В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством - определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.
Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.
При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.
Современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса.
Офис-менеджер — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.
Офис-менеджер - решает все вопросы обеспечения офиса в крупных компаниях. Он должен знать остновы маркетинга, менеджмента, организации производства, общее и кадровое делопроизводство, секретарское дело, уметь организовывать и контролировать работу офиса, он принимает активное участие в организации приема посетителей и деловых поездок руководителя, подготовке деловых мероприятий (совещаний, переговоров, приемов, презентаций, корпоративных мероприятий). Обязательным условием является наличие хороших организаторских спосоностей.
Личные качества офис-менеджера
Прежде всего, сотрудник должен быть ухоженным, доброжелательным, высокоорганизованным и психологически устойчивым. Секретарь-делопроизводитель должен уметь слушать людей, а также хранить секреты. Он работает в офисе и пользуется ПК, оргтехникой и т.д. Как правило, у него ненормированный рабочий день.
Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.
Требования к образованию офис-менеджера:
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).
Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.
Место работы и карьера:
Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда. Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.
Как стать офис-менеджером
Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.
Зарплата офис-менеджера
Заработная плата офис-менеджера варьируется от 75 до 150 тысяч тенге в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 100 тысяч тенге в месяц.
